El proceso de onboarding comienza antes de lo que piensas
¿Cuándo y cómo usarlo?
Te traemos un Ebook completo para que puedas aprender más sobre el Onboarding, cómo aplicarlo y qué beneficios podría traerte.
¿Qué encontrarás en este Ebook?
Lo que puede revertir un buen proceso de onboarding.
¿Cuánto dura el proceso de onboarding?
¿Qué es el onboarding y cuáles son sus beneficios?
Práctica para brindar una experiencia positiva en onboarding.
4 fases del proceso de Onboarding:
• Fase 1 : Previo a la postulación
• Fase 2: Postulación al cargo
• Fase 3 : Pre-Onboarding
• Fase 4 : Incorporación al trabajo
¡Empieza a trabajar en el onboarding cuanto antes!
Lo que puede revertir un buen onboarding
Una vez cada cinco años en Reino Unido; cada cuatro en Estados Unidos y cada tres en Uruguay. Las cifras representan el promedio de tiempo que tardan los ejecutivos en salir a buscar una nueva oportunidad laboral.
Son datos que contrastan con los Baby Boomers (nacidos entre 1945 y 1965), donde predomina —en promedio— una permanencia superior a 20 años con el mismo empleador. Una historia poco probable que sus sucesores repitan.
De ahí que desde hace unos cuantos años, el proceso de onboarding (incorporación) haya comenzado a sonar como tema recurrente en conversaciones relacionadas al reclutamiento y la selección de personas.
Y es que el hecho de que las personas más jóvenes busquen trabajo con mayor frecuencia que sus antecesores viene aparejado al aumento de la tasa de rotación y sus consecuencias, entre ellas:
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Perder talento. La partida de un talento a otra empresa es un golpe que obliga a todo equipo a reorganizarse para asumir la carga de trabajo.
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Impacto en la productividad. Al menos hasta que el nuevo trabajador aprenda a realizar bien las labores del rol, este no será tan productivo en comparación al talento que está reemplazando.
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Incremento de costos. Una de las causas se debe al impacto en el desempeño productivo y otra debido al gasto que implica reemplazar a un miembro del equipo (lo que puede costar 33% del salario anual hasta 400% si es un profesional de alto nivel o con gran especialización, según diversos estudios del sector).
Las razones por las que las personas deciden buscar nuevas oportunidades de trabajo son muchísimas. ¿Te suena “el trabajo no es lo que esperaba”, “no recibí inducción ni feedback” o “no entendí cuáles eran los objetivos del rol”? Esos son algunos motivos que pueden evitar los empleadores con una buena estrategia de onboarding.
¿Qué es el onboarding y cuáles son sus beneficios?
Onboarding es el proceso de integrar a un nuevo talento a la compañía y ofrecerle las herramientas, la información y las capacitaciones necesarias para que se desempeñe con éxito en su nuevo trabajo. Esto significa aumentar la adaptación del recién contratado al puesto así como su productividad en él.
Ventajas de un buen proceso de incorporación
Autoeficacia. Entendida como la confianza en sí misma que tiene una persona sobre su capacidad para realizar una tarea o alcanzar una meta.
Conciencia de su valor. El trabajador conoce lo importante que es su labor para la compañía y recibe el respaldo de la misma, lo que le motiva a desempeñarse mejor.
Claridad en el rol. El nuevo talento comprende su trabajo y sus funciones así como lo que se espera de él (los objetivos y resultados definidos).
Integración social. La comunicación y la preocupación que la empresa le demuestra puede tener un efecto positivo en su sentido de pertenencia e integración a la cultura organizacional.
Conocimiento de la cultura corporativa. La información que recibe formal e informalmente sobre la empresa y su cultura es integrada por el nuevo trabajador.
Beneficios a largo plazo
Alto desempeño del talento
Mayor satisfacción laboral
Menor tasa de rotación
Disminución de la ansiedad y el estrés
Aumento del sentimiento de compromiso
Aquí es donde empieza el proceso de onboarding
Cuando se habla de onboarding, generalmente, se relaciona al primer día del nuevo talento en la empresa, a las capacitaciones y a la inducción al rol. Pero ¿es ahí donde comienza el proceso de onboarding?
Técnicamente sí. Pero hay una parte que comienza incluso antes de concretar la contratación; de asegurar que el primer día ya estén asignados el espacio de trabajo y la tecnología, o de enviar las herramientas necesarias con anticipación para funcionar en modalidad remota.
Pensemos en el proceso de reclutamiento y selección.
¿Qué hay de la publicación de las ofertas de empleo? En realidad el viaje del onboarding comienza justo allí junto con las vivencias del posible próximo colaborador.
Es muy probable que justo ahora estés levantando una ceja, pero piénsalo bien: todo es experiencia, incluyendo una publicación de vacante que entrega información sobre la organización y el rol.
Fase 1: Previa a la postulación
Esta es la etapa en la que una persona decide si presentar (o no) su postulación a la empresa cuando identifica una oportunidad.
Aquí, la reputación y la percepción de la marca pueden influir en gran medida en el potencial candidato. Lo mismo que la información que recibe directamente de la empresa (la que esta comparte por sus diferentes canales) o la que escucha o lee de las experiencias de terceras personas.
Por ese motivo es que es tan importante que el empleador se esfuerce por darse a conocer y crear experiencias ad hoc para sus diferentes públicos objetivos, entre ellos los clientes y potenciales postulantes.
La marca empleadora capaz de crear experiencias atractivas tiene más posibilidades de ganarse el interés de la persona que vea el anuncio laboral. Pero recuerda: la forma en que se comunique la vacante (objetivos, funciones, condiciones laborales, entre otros) es lo que terminará por atraer al posible candidato.
Ese interés será el que luego lo lleve a conocer el sitio web de la compañía, recopilando información y aprendiendo sobre la empresa.
¿Estás mostrando las ventajas laborales y la cultura corporativa de la organización? ¿Explicas por qué deberían trabajar allí? ¿Es posible saber si los equipos tienen oportunidades de crecimiento?
Los candidatos que se encuentren verdaderamente interesados querrán saber qué más ofrece la empresa, así que asegúrate de que los recursos sean accesibles y atractivos para aumentar el entusiasmo por la marca.
Tal como comentamos, en esta etapa es donde los candidatos deciden si presentar o no sus postulaciones al cargo. Sin embargo, para la empresa conseguir que den el paso puede no ser tan fácil, porque:
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Más del 75% de las personas que buscan trabajo se fijan en la cultura de la compañía antes de solicitar un trabajo
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El 56% de los candidatos (en Estados Unidos, Francia, Reino Unido y Alemania) dicen que la cultura es incluso más importante para ellos que el salario
¿Le llamó la atención la vacante, la empresa y postuló? Entonces, comienza la siguiente fase.
Fase 2: Postulación al cargo
Una vez que está dentro del proceso, la siguiente experiencia “de incorporación” la desarrolla el reclutador brindando información más detallada sobre el puesto de trabajo y sobre cómo puede ser el futuro laboral del candidato dentro de la empresa.
Para que la impresión que el candidato tiene de la empresa se ajuste a la realidad es esencial que el analista de selección conozca bien cómo es la compañía y el perfil que se requiere. Esto con la finalidad de transmitirle al postulante la información correcta y más completa posible, especialmente a través de la entrevista.
La entrevista con el reclutador es el primer punto de contacto directo que tiene el candidato con la empresa. También es el momento para transmitir información clave y en el que se muestra por qué la organización es una gran opción para crecer profesionalmente.
Pero siempre siendo honesto. La etapa de incorporación a la empresa le mostrará al recién contratado “si tomó la decisión correcta en base a si coincidió lo que le habían prometido durante el proceso de selección con lo vivido en las primeras semanas o primeros meses”, explica Denisse Goldfarb, psicóloga experta en Recursos Humanos y Comportamiento Organizacional con gran trayectoria en empresas como Microsoft, Walmart y Falabella.
Como es lógico, en esta etapa también es importante mantener comunicado al postulante sobre sus avances del proceso.
Cerca del 58% de los candidatos espera recibir noticias de las empresas en una semana o menos contando desde el día su postulación.
Sin embargo, no son pocos los candidatos que se han quedado esperando una respuesta que nunca llegó de parte del reclutador.
Según una reciente encuesta en Estados Unidos, en la que más de 1.500 trabajadores y personas en busca de empleo participaron, descubrió que sobre el 75% de los candidatos nunca más volvió a saber de una empresa después de la entrevista 6.
Triste, ¿no?
Es por motivos como estos —los que, por supuesto, crean una negativa impresión en los talentos que postulan— que es importante utilizar herramientas tecnológicas que permitan optimizar las tareas administrativas y agilizar la comunicación con los candidatos (como es el caso de los ATS).
La misma encuesta citada antes detectó que:
+70% de los candidatos
espera recibir retroalimentación sobre la entrevista.
+60% de los postulantes
dice que recibir feedback durante la entrevista, incluso si no son seleccionados, los haría más propensos a postularse para futuras vacantes en esa empresa.
En esta fase también hay que considerar que para los candidatos más avanzados puede ser una gran oportunidad el acceder a una entrevista con el jefe del área para la que se requiere talento.
De esta instancia, pretenden conocer más detalles sobre lo que se espera del perfil y tener una idea más acabada de si harán match con el equipo, el líder y la empresa.
Fase 3: Pre-onboarding
Cuando el candidato es seleccionado y acepta el empleo comienza una etapa a la que llamaremos pre-onboarding. Al llegar a este punto, los reclutadores y empleadores ya han realizado un amplio trabajo basado en entregar información y potenciar la experiencia en las fases anteriores.
Ahora, durante el proceso de pre-onboarding —período entre que el candidato acepta la carta de oferta e ingresa a su primer día de trabajo— es el momento de encargarse de preparar todo lo necesario para que el talento contratado pueda comenzar a adaptarse a su nuevo puesto y a la empresa.
Estamos hablando desde aspectos tan simples como configurar el nuevo computador y los softwares hasta enviarle al candidato documentos de la contratación que requieren ser completados y otros relacionados como la inscripción en beneficios de salud, requerimiento de antecedentes, y documentos ligados a su trabajo, etc.
Es importante realizar esto antes de su inicio en el trabajo.
¡No desperdiciemos la emoción del primer día en firmar documentos!
Haz que su ingreso sea más agradable enfocándolo en mostrarle in situ la cultura de la empresa y en hacerlo sentir integrado.
Pero recuerda: la fase de pre-onboarding es más que solo cuadrar trámites, pues también se enfoca en:
Darle la bienvenida al candidato.
Tranquilizarlo antes de su primer día laboral.
Mantener su entusiasmo por unirse a la compañía.
Aquí es clave el rol del coordinador del onboarding, encargado de ponerse en contacto con el nuevo integrante. Para abrir el diálogo, puede partir por enviarle un correo electrónico preguntándole si tiene alguna pregunta y hacerle saber que la empresa se está preparando para su llegada.
o anterior es una recomendación importante. Sería un error que el talento seleccionado no volviese a saber nada de la empresa hasta el primer día.
La mayoría de las personas no comienzan de inmediato, por lo que hay mucho tiempo para que se pregunten sobre cómo será su primer día, inquietudes relacionadas al trabajo y si realmente se trata de la oportunidad que hoy necesitan en sus carreras profesionales.
¡Son preguntas y sentimientos naturales que derivan de la incertidumbre que conlleva hacer un cambio!
Esa es la importancia del pre onboarding. Potenciar la información y experiencia de las fases anteriores y mitigar la incertidumbre (que pudiese surgir) con actividades previas al inicio laboral.
Envía un email a toda la empresa o equipo anunciando la contratación y anima al equipo a dar la bienvenida a su nuevo colega.
Invita al nuevo integrante a la oficina, realiza un recorrido, muéstrale su escritorio y preséntale a sus compañeros de trabajo.
Motiva al nuevo talento a participar en el próximo evento social de la empresa o del equipo. Proporciona un ambiente menos formal para que pueda conocer a todos.
Conocer antes la oficina, a los líderes del equipo a los colegas de trabajo:
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Reduce los nervios de la persona
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Da idea de cuál es el código de vestimenta (algo que no siempre está del todo claro).
Si en la visita a la oficina, notaste que el nuevo miembro es más bien introvertido invítalo a un almuerzo individual o en pequeños grupos.
Esas nuevas conexiones permitirán que el talento entrante se adapte con anticipación, tenga la confianza para poder acudir a sus compañeros cuando lo necesite y, en última instancia, pueda ahorrar tiempo de capacitación al área de RRHH y al gerente de contratación.
¿Te das cuenta de la impresión que estás creando de la empresa?
Fase 4: incorporación al trabajo
¡Llegamos al momento en que inicia su nuevo trabajo! Este proceso es una montaña rusa de emociones y sensaciones. Por ejemplo, el primer día con la bienenida formal las nueas actiidades e información que absorber.
¡En esta etapa es tiempo de fortalecer las experiencias del talento recién contratado! Porque solo el 29% de los nuevos trabajadores dice sentirse preparado y apoyado para sobresalir en sus nueos roles, dice Adam Hickman, PhD (doctor en Filosofía) ex estratega senior en Lugar de Trabajo de la consultora Gallup.
Y agrega: “Este indicador debe aumentar, eso comienza definiendo la cultura desde el inicio del proceso de atracción de nueas contrataciones”.
¿Cuánto dura el proceso de onboarding?
Algunos expertos en RRHH concuerdan que en la fase 4, el proceso de onboarding podría durar, incluso, 1 año. Porque la forma en que los empleadores manejan los primeros días y meses de la experiencia del nuevo trabajador es crucial para garantizar una alta retención.
Sobre la duración del onboarding, Denisse Goldfarb es clara. “Cuando uno dice: ‘la inducción dura un día, una semana’, es poco realista. Ninguna inducción dura una semana. Probablemente, ninguna inducción dura ni siquiera un mes”.
Todo depende de los ciclos de trabajo y exigencias del rol, pues, si bien en la psicología organizacional se dice que el mínimo son 6 meses de adaptación al rol, hay casos en los que 2 o 3 meses son suficientes para que la persona logre ajustarse a la forma de trabajar y aprenda a ejecutar con éxito sus tareas.
Goldfarb explica que si el proceso se extiende por más tiempo es porque el trabajador necesita “comprender la complejidad de la empresa” en su totalidad y vivir el ciclo completo de hitos y eventos importantes dentro de la compañía.
Prácticas para brindar una experiencia positiva de onboarding
Asigna un compañero
Un colaborador voluntario y experimentado debe guiar a su nuevo colega en las primeras semanas. Su labor es:
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Presentarlo a los demás
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Indicarle cómo proceder con sus funciones
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Ayudarle con aspectos informales relevantes (ej. dónde se almuerza)
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Postrarle detalles de la cultura de la empresa
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Estar disponible para responder preguntas
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Verificar que todo esté en orden
Ofrece orientación
Orientar al recién llegado le dará una visión general de la cultura de la organización y los objetivos de la compañía. En esta instancia es prudente proporcionar información sobre:
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Las áreas que componn la empresa
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Los procesos de trabajo del equipo
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Ayudarle con aspectos informales relevantes (ej. dónde se almuerza)
Y también si es e momento adecuado para:
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Establecer metas y objtivos basados en sus funciones para los primros 30, 60 y 90 días. De ese modo, el trabajador sabrá en lo que debe centrar sus esfuerzos.
Inducción al cargo y formación
Dentro del onboarding, hay 2 tipos de inducción: una corporativa donde es posible que exista un programa estandarizado para todas las personas que entran a la empresa, pero también está la inducción al cargo.
La inducción al cargo conlleva una capacitación sobre el rol específico, los sistemas y los procedimientos para ejecutar sus funciones. Dicho de otra forma, es un programa de formación destinado a que los talentos entrantes se adapten lo más rápido posible a sus nuevas actividades.
En ese sentido, realizar una evaluación de las competencias de los trabajadores y sus capacidades es una excelente idea que permite al empleador desarrollar un plan específico para cada rol en función de un conjunto de habilidades.
Trabaja el compromiso continuo y la formación de equipos
El objetivo es lograr que los nuevos colaboradores construyan relaciones importantes con sus compañeros.
Para conseguirlo puedes:
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Crear eventos virtuales, presenciales o híridos que incluyan juegos o reuniones que rompan el hielo y fomenten la cohesión de los equipos
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Emparejar al nuevo talento de forma aleatoria con colegas para realizar reuniones de café virtual, donde puedan conocerse mejor
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Reconocer los avances y ojetivos cumplidos del recién contratado
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Diseñar y enviarle una encuesta para saer cómo ha sido su viaje de onoarding
Seguimiento a la inorporaión del talento
Realiza seguimientos en la semana 1, a los 30 días, a los 60 días e incluso después de los 6 meses para comprender:
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Cómo se sienten los nuevos colaboradores.
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Si tienen apoyo de sus compañeros y líderes.
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Si se están adaptando al equipo y la compañía.
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Si disponen de herramientas y equipos necesarios para realizar sus tareas.
Y también para:
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Revisar su desempeño y ofrecer retroalimentación.
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Verificar si tiene alguna inquietud o problema.
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Brindar cualquier apoyo adicional que puedan necesitar.
¡Empieza a trabajar el onboarding cuanto antes!
Desde Genomawork, esperamos que este ebook sea útil para ti y tu equipo.
Sabemos que facilitar los procesos de selección, entregar una grata experiencia a los candidatos y contratar a los talentos adecuados tienen una alta prioridad en tu agenda.
Por eso, hemos querido contribuir a que puedas crear procesos de onboarding exitosos tanto para los nuevos contratados como para la empresa.
El onboarding es mucho más que una simple bienvenida a la empresa; una acción también importante, por cierto. Pero creemos que partir cuanto antes —desde las etapas de reclutamiento y selección— es esencial para el éxito de la compañía y tu rol como profesional del área de los RRHH.
Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a darle un impulso al viaje del futuro colaborador desde el proceso de selección, ¡sigue este enlace!
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