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7 habilidades de gestión del tiempo que debe tener un candidato

La gestión del tiempo es un gran valor y se compone de varias habilidades, pero no todos los candidatos las poseen (¡aunque siempre pueden desarrollarlas!).


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Correos electrónicos que van cayendo uno tras otro a la bandeja de entrada; llamadas telefónicas por doquier; la videoconferencia de las 12… ¡Ah! Y la de las 15:30; proyectos a medio terminar; los imprevistos del día, y la jornada que se acaba.


¡Uf!


Para una gran mayoría “el día se va volando”.


En un mundo hiperconectado, con tantas distracciones y en el que “todo es para ayer” contar con habilidades de gestión del tiempo tiene un valor inestimable.


No, no es una exageración.


Encontrar candidatos con estas capacidades hoy en la era del trabajo remoto no es tan fácil como pudiera imaginarse.


El trabajo a distancia es muy atractivo y no son pocos los que ven en él la solución para equilibrar la vida personal y laboral.


Hasta ahí todo bien.


El punto es que no todas las personas se adecúan al trabajo remoto, pues se necesita de una gran habilidad de administración del tiempo.


Ese es solo un ejemplo.


Lo cierto es que, aunque se trabaje en modalidad híbrida o de lunes a viernes (algunos incluso los sábados) en forma presencial es imprescindible que los colaboradores sepan administrar su jornada de la forma más productiva y eficiente posible.


Un dato sorprendente:

Hace unos años, una encuesta a 750 colaboradores en Estados Unidos arrojó que el 89% de ellos consideraba que perdía el tiempo en el trabajo TODOS LOS DÍAS. 😱​


Es más… El 62% señaló que malgastaba entre 30 minutos y 1 hora.


¿Lo peor? Un 4% desperdiciaba entre 4, 5 y más horas diarias. ¡Más de media jornada de trabajo!


¿Y en qué? (Te estarás preguntando).


Bien… pues el sitio de empleos CareerBuilder realizó una encuesta para determinar las razones que llevan a las personas a perder tiempo, y los resultados fueron los siguientes:


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Con los datos anteriores, te habrás hecho una idea de lo vital que es asegurarse de reclutar y seleccionar a candidatos con habilidades desarrolladas que les permitan gestionar bien el tiempo.


Pero vamos por parte…


¿Qué es la gestión del tiempo?


La gestión del tiempo se define como una forma de toma de decisiones utilizada por las personas para estructurar, proteger y adaptar su tiempo a las condiciones cambiantes, sostiene la investigación “It’s about time: New perspectives and insights on time management” (2017).


Pero en síntesis, podemos comprenderla como la combinación de planificar el trabajo productivo y la priorización efectiva del tiempo.


¿Cuál es su importancia?


Podemos entender la importancia de gestionar el tiempo basándonos en tres datos concretos:

  1. El tiempo no regresa, si lo perdiste… No hay vuelta atrás. Y eso para las empresas puede ser altamente costoso, el tiempo es dinero.

  2. Algunos estudios señalan que el manejo del tiempo está moderadamente relacionado con el desempeño laboral, algo que parece haberse fortalecido con los años. Esto tiene bastante sentido hoy en vista de la gran cantidad de trabajos (autónomos y flexibles) que requieren de personas que sepan administrar bien el tiempo.

  3. Para los colaboradores, en tanto, la escasez de tiempo se vincula a un menor bienestar, salud física y productividad, según el artículo “Why time poverty matters for individuals, organisations and nations”, publicado por Nature Human Behavior en 2020.

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¿Qué son las habilidades de gestión del tiempo?


Estas habilidades son las que permiten a los colaboradores estructurar el trabajo, conseguir sus objetivos e impulsar su crecimiento profesional.


¿Qué habilidades tienen los talentos que saben gestionar su tiempo?


1. Organización (planificación)


Los candidatos y colaboradores ordenados y organizados tienen claridad sobre las tareas que necesitan completar y los plazos que cuentan para hacerlo.


Muy posiblemente tengan un calendario actualizado y un ambiente ordenado, suelen tomar notas detalladas y son capaces de encontrar documentos rápidamente.


Poner orden podría incluso aumentar la autoestima y la motivación, así como la proactividad.


Si la vacante que ofreces es para modalidad híbrida o de teletrabajo, por supuesto que la disciplina es esencial. ¿Te interesa saber qué otras habilidades debe tener un candidato apto para el trabajo a distancia?


2. Priorización


Los talentos con habilidades de priorización saben determinar qué tareas hacer primero, así como decir no y establecer límites sanos para sí mismos (para no sobrecargarse ni perjudicar su salud mental).


Además, este tipo de personas necesitan menos supervisión, pues tienen facilidad para administrar y realizar su trabajo en forma correcta.


Además, suelen ser capaces de:

  • Dividir los proyectos grandes en actividades más pequeñas (para que sean llevaderas).

  • Crear una hoja de ruta.

  • Establecer objetivos y plazos.

Este último punto es esencial. El colaborador que logra establecer metas (a corto, mediano y largo plazo), en general, no pierde de vista el objetivo final y sabe qué es lo que necesita para alcanzarlo.


3. Ejecución y compromiso con los plazos


Si el candidato es organizado y sabe priorizar también se asegurará de ejecutar a tiempo la tarea de acuerdo con su planificación.


Claro, decirlo así suena fácil… ¡Es tan simple como plantear un plazo y cumplirlo!


Pero detrás hay dedicación para llevar las tareas a cabo y mantener un plan de trabajo, así como paciencia, responsabilidad, compromiso, energía y motivación.


En la etapa de selección de candidatos, asegúrate de preguntarles:

  • Cómo se aseguran de cumplir con las fechas de entrega.

  • Cuál es el proceso que usan para cumplir con los plazos acordados.


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4. Manejo de las distracciones


La tecnología y las redes sociales hacen que las interrupciones sean más habituales que hace 20 o 30 años.


Tener la capacidad de lidiar con diversos estímulos e interrupciones en el ambiente de trabajo conduce a un mejor rendimiento y productividad.


Así que pon el foco en aquellos talentos que tienen la capacidad de mantener su plan de trabajo a pesar de las distracciones.

5. Comunicación


Es simple. Quien no se expresa ni genera acuerdos de forma clara pierde su tiempo y hace perder el de los demás. De hecho, hay estadísticas que sugieren que las empresas pueden perder hasta 280 horas al año por problemas de comunicación.


Pero una comunicación poco fluida y precisa— en tiempos de trabajo remoto e híbrido— genera no solo un gran obstáculo para la colaboración y para administrar tiempos sino también para la productividad, con pérdidas anuales por US$ 1.200 millones en empresas estadounidenses.


Así que sí, es crucial que los colaboradores sepan comunicarse con los demás miembros de su equipo y así evitar perder el tiempo en aclaraciones y malos entendidos.


De ese modo, planes, objetivos y delegación de tareas quedan claros desde el inicio. La comunicación debe ser constante y fluida en todo equipo, más aún en el caso de aquellos que trabajan a distancia.

6. Delegación


Dividir para conquistar es un refrán común.


Saber gestionar el tiempo no significa solo planificar, ejecutar, terminar un trabajo propio y conseguir resultados.


En el ADN del profesional que sabe administrar el tiempo también está el delegar tareas —como en el caso de un líder, supervisor o gerente—y distribuir responsabilidades considerando las prioridades y habilidades de sus colaboradores.


7. Reflexión


Los profesionales que saben gestionar su tiempo tienen la capacidad de reflexionar sobre sus tareas o prioridades, mirarlas desde otras perspectivas y pensar en cómo hacerlas de una forma más eficiente la próxima vez.


En definitiva, también son autocríticos y se adaptan (mediante sus habilidades) para ir mejorando.


Las ventajas de saber gestionar el tiempo


La evidencia apunta a que saber gestionar el tiempo se vincula con la productividad y la realización personal.


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Dado lo anterior, es importante que reclutadores y empleadores al seleccionar candidatos también contemplen contratar talento con habilidades que engloba la administración del tiempo.


¿Qué otros beneficios se consiguen así?


Autoconfianza: los colaboradores que planifican y ejecutan tareas suelen desarrollar mayor percepción de confianza sobre sí mismos.

Mejor calidad del trabajo: los profesionales con estas habilidades producen trabajos de mejor calidad, pues son menos propensos a las distracciones y tienen niveles de estrés controlados.

Disciplina y foco: estos talentos tienen hábitos y desarrollan rutinas de trabajo. Al principio puede ser pesado intentar instaurarlos. Como ocurre con el ejercicio, al principio cuesta, pero después es lo que necesitas para sentirte bien. 😉​ Menor estrés, ansiedad y agotamiento: siguiendo un esquema correcto de trabajo, el colaborador se sentirá productivo, con energía y se mantendrá lejos de las garras del estrés. Esto, por supuesto, se traduce en menos carreras contra el tiempo y, como dijimos más arriba, en trabajos de mejor calidad. 👌

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