Automatizar el proceso de selección: ¿por qué y cómo hacerlo?
- Andrea Fuenzalida
- 11 mar
- 9 Min. de lectura
Desde enviar correos electrónicos a los candidatos hasta hacerlos avanzar a otras etapas. Automatizar la selección es una acción cada vez más popular en las áreas de Recursos Humanos. Si no quieres que la competencia se quede con tus mejores candidatos, es momento de actuar.
Tabla de contenidos
En un entorno donde la competencia por el talento es cada vez más fuerte y las brechas de habilidades siguen creciendo, encontrar y atraer a los mejores candidatos puede ser un gran desafío.
Los equipos de selección que logran maximizar el alcance de sus vacantes y canalizar eficazmente a los postulantes ideales a lo largo del proceso de contratación tienen una ventaja significativa.
Mi nombre es Andrea Fuenzalida, Head of Science & Assessments de Genomawork, y desde mi experiencia quiero compartirte información clave sobre la automatización en el reclutamiento para ayudarte a entender mejor este concepto y su aplicación.
¿Sabías que el 88% de los líderes de Recursos Humanos que han invertido en mejorar sus procesos a través de la automatización la consideran beneficiosa?
¿Qué es automatización de reclutamiento?
La automatización en el reclutamiento implica el uso de tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, para gestionar y optimizar diversas etapas del proceso de selección. Desde la publicación de ofertas de empleo hasta la evaluación de candidatos, estas herramientas buscan agilizar tareas repetitivas, reducir errores humanos y mejorar la calidad de las contrataciones.
Contar con un proceso de adquisición de talento eficiente y dinámico es un factor diferenciador clave para cualquier organización. Sin embargo, el reclutamiento involucra una serie de actividades repetitivas y demandantes, como la revisión de currículums, la publicación de ofertas de empleo y la integración de nuevos colaboradores.
Gracias a la Inteligencia Artificial (IA) y el aprendizaje automático, muchas de estas tareas pueden automatizarse, permitiendo que los profesionales de recursos humanos dediquen más tiempo a actividades estratégicas.
4 Beneficios clave de la automatización en el proceso de selección
Las herramientas de automatización pueden ayudarte a reducir el tiempo necesario para completar tareas manuales y repetitivas.
Eficiencia operativa
La implementación de sistemas automatizados permite manejar grandes volúmenes de aplicaciones en menor tiempo. Según un estudio de LinkedIn, el 68% de los reclutadores que adoptaron soluciones de automatización reportaron una mejora en la calidad de sus contrataciones (LinkedIn, 2022).
Reducción de sesgos
La automatización ayuda a minimizar los prejuicios inconscientes en la selección de personal. Herramientas basadas en IA evalúan a los candidatos en función de habilidades y competencias específicas, dejando de lado factores subjetivos como género, edad o apariencia (Harvard Business Review, 2021).
Mejora de la experiencia del candidato
Procesos de selección más rápidos y transparentes mejoran la percepción de los candidatos sobre la empresa. Según un informe de Deloitte, el 83% de los talentos afirma que una experiencia de reclutamiento positiva influye en su decisión de aceptar o rechazar una oferta laboral (Deloitte, 2023).
Mayor exactitud, coherencia y capacidad de crecimiento
Los sistemas automatizados aplican criterios y reglas de forma uniforme, minimizando los errores humanos y garantizando una evaluación justa e imparcial de los candidatos. Además, permiten a las empresas ampliar sus procesos de reclutamiento y selección con eficiencia, ya sea para cubrir unas pocas vacantes o para gestionar campañas de contratación a gran escala.
Gracias a la automatización, es posible contactar diariamente a cientos de candidatos pasivos, una estrategia valiosa que sería compleja de manejar manualmente.
En Genomawork contamos con un equipo de profesionales preparados para guiarte en todo este proceso de la automatización. Nuestra plataforma integral de reclutamiento y selección agrupa todas las funcionalidades necesarias para mejorar y ayudarte a disminuir la carga operativa que el proceso de contratar talentos trae consigo.
¿Cómo funciona la automatización de la selección del talento?
Como mencione anteriormente, la automatización en la selección de personal opera mediante el uso de software especializado que permite la gestión y el análisis de datos de los candidatos. Entre los principales componentes se encuentran:
Movimiento de candidatos entre etapas
Esta herramienta es imprescindible en un software de reclutamiento y selección como lo es un ATS o Sistema de Seguimiento de Candidatos (Applicant Tracking System).
¿Cómo funciona?
Sencillo. La automatización permite definir criterios específicos que, al cumplirse, mueven de forma automática a los candidatos a la siguiente etapa del proceso. Por ejemplo, que los postulantes que realicen una evaluación específica deban obtener cierto puntaje para pasar a la próxima fase.
¿Las ventajas?
Solucionar un trabajo que, de hacerlo manual, consumiría demasiado tiempo del reclutador.
Agilizar el flujo del embudo de selección, asegurando que los candidatos avanzan de forma eficiente y rápida.
Esta automatización es especialmente útil para filtrar grandes volúmenes de postulantes.
Preguntas adicionales
Las preguntas adicionales o knock out son una herramienta muy popular entre los reclutadores. Y es que, básicamente, se utilizan para filtrar de manera rápida a los perfiles que no cumplen con los requisitos esenciales para el puesto vacante.
Estas preguntas se configuran una sola vez y se realizan al comienzo del proceso de selección para que cada postulante las conteste. ¿Estás dispuesto a reubicarte en otra región? ¿Tienes licencia de conducir? Son solo algunas de las consultas que puedes realizar; también hay otras como:
Rango salarial.
Disponibilidad para viajar.
Nivel de educación.
Experiencia específica en ciertas habilidades técnicas o software.
Cualquier pregunta necesaria para identificar rápidamente a los candidatos que se alejan de los requerimientos del cargo y la empresa.
En el ATS, las respuestas se guardan de forma automática, lo que permite que el reclutador realice comparaciones y filtros para revisar la información. ¡Y no sólo eso! También se descarta de forma automática a los candidatos que no cumplen los requerimientos.
¿La ventaja de esta automatización?
Simplificar la primera etapa del proceso de selección, reduciendo el número de postulaciones que pasarán a una fase más avanzada.
Agendamiento automático de entrevistas
Programar entrevistas consume mucho tiempo a los reclutadores. Enviar correos electrónicos para coordinar la cita, esperar la respuesta del candidato, consensuar fechas y esperar la confirmación final puede ser tedioso.
Afortunadamente, con un ATS, este proceso se puede automatizar.
Una vez que se asigna un horario al candidato, el software le envía un correo que incluye una cita automática en el calendario para que, una vez que haga clic en él, quede todo organizado para la entrevista sin necesidad de intercambiar correos.
Otra función útil es la de bloques de disponibilidad.
Aquí, el reclutador asigna los espacios disponibles en su calendario para entrevistas y envía un enlace al candidato, quien elige el día y hora que prefiera. Al hacer clic, el sistema agenda automáticamente la cita en ambos calendarios, el del postulante y el del reclutador.
Envío de correos electrónicos
Automatizar el envío de correos en distintas etapas del proceso de reclutamiento y selección mejora la comunicación y la experiencia del candidato.
Los ATS modernos traen una serie de funcionalidades que permiten configurar emails. Tres de ellas son:
Acciones que automatizan el envío de correos según el avance del candidato por el proceso. Por ejemplo, cuando postule, mandarle una respuesta sobre la recepción de su candidatura al puesto. Todo esto lo estableces tú en la configuración.
Correos prearmados que puedes utilizar para diversas situaciones de la selección, como la que mencionamos arriba hasta invitaciones y recordatorios de evaluaciones pendientes. Una función que hace que la redacción del texto no reste tiempo al reclutador.
Envíos de correos en grandes volúmenes, pero a la vez personalizados. Esto permite mantener un toque personal con cada candidato, lo que mejora su experiencia y percepción del proceso de selección, sin sobrecargar los equipos de Recursos Humanos con tareas repetitivas.
Si quieres conocer más detalles, revisa: ¿Cómo usar el envío masivo de correos a candidatos?
Etiquetas personalizadas
El orden es la clave cuando hay demasiados perfiles por evaluar. Pero ¿cómo saber quiénes son, de dónde, si sobresalen en determinada habilidad o lo que sea que el reclutador necesite sin perder tiempo?
¡Para eso están las etiquetas!
Se trata de conceptos que se asocian a cada uno de los postulantes, con el fin de facilitar su búsqueda. Por ejemplo, “gran candidato”, “sede [ciudad]”, “remoto”, “experto en Java”, “inglés fluido”, “part-time” y un largo etcétera, porque las etiquetas las crea el mismo analista.
De este modo, se filtra y gestiona de manera eficiente, asegurando poder:
1. Encontrar rápidamente a los postulantes que cumplen con los requisitos de la vacante.
2. Facilitar la organización interna del equipo de reclutamiento.
3. Realizar seguimiento a un determinado grupo de candidatos.
En la plataforma de Genomawork, las etiquetas se pueden aplicar automáticamente. Esto significa que puedes clasificar a los postulantes según criterios predefinidos. Por ejemplo, si quieres categorizarlos según su desempeño en una prueba técnica, el sistema ATS les asigna una etiqueta —de manera automática— basado en sus resultados.
¿No te parece notable esta herramienta de contratación automatizada?
💡 DATO:
En empresas con múltiples sucursales, las etiquetas son especialmente útiles. Permiten dividir y categorizar perfiles según la filial o sede a la que están postulando. Esto facilita a los reclutadores gestionar grandes volúmenes de candidatos de manera más ordenada y eficiente.
Descarte de candidatos
Automatizar el descarte permite enfocarse solo en quienes cumplen con los requerimientos de los puestos vacantes.
Lo anterior se puede lograr configurando el software ATS para que mueva, sin ninguna intervención manual, a los postulantes a una bandeja de “Descartados” en función de los resultados de evaluaciones o respuestas a preguntas clave.
Además, se puede automatizar el envío de correos para notificar a los candidatos con los que no se avanzará en la selección. Así, el sistema no solo elimina a los perfiles no aptos, sino que también se encarga de la comunicación, manteniendo la transparencia que requiere el proceso.
¿Cómo sería un proceso de selección automatizado?
Imagina que tienes 100 candidatos iniciales. Comienzas con una verificación de currículums, reduciendo ese número a 70. Luego, realizas una prueba de conocimientos específicos, por ejemplo, de Excel, que permite disminuir esa cantidad a 50. Esta progresión continúa hasta que solo 3 o 4 candidatos llegan a la entrevista final.
Así es como podría verse, resumidamente, un embudo de selección. Comenzando por una evaluación general y avanzando a través de pruebas y entrevistas más detalladas hasta llegar a la contratación.
Pero una cosa es diseñar el embudo y otra lograr que la selección sea eficiente, tanto si tienes 10, 100 o enormes volúmenes de candidatos a evaluar.
Ahora bien, imaginemos que una empresa de tecnología necesita contratar a un desarrollador de software. Este es un ejemplo de como la automatización optimizaría su proceso de selección:
La empresa carga la descripción del puesto en su software de reclutamiento y selección, que automáticamente la publica en diversos portales de empleo y redes sociales.
El sistema recibe 500 postulaciones. Un algoritmo analiza los currículums en función de habilidades clave, experiencia y certificaciones relevantes, reduciendo el grupo a 50 candidatos.
Los 50 candidatos seleccionados completan una prueba de conocimiento en línea para medir sus conocimientos de programación. El sistema califica automáticamente las respuestas y prioriza a los 20 con mejor desempeño.
Los 20 finalistas reciben un enlace para grabar una entrevista en video con preguntas predefinidas. Una IA analiza el lenguaje y la expresión facial para identificar habilidades blandas y posibles red flags.
El equipo de reclutamiento y selección revisa los informes generados por el software y entrevista a los cinco mejores candidatos en una reunión en vivo. Finalmente, se elige al candidato ideal y el sistema automatiza el envío de la oferta laboral.
Este proceso, que manualmente podría llevar semanas, se completa en pocos días, optimizando tiempos y mejorando la calidad de las contrataciones.
¿Cuándo automatizar el proceso de selección?
Una pregunta importante que tienen muchas empresas cuándo realizar la transición a flujos de trabajo automatizados. Esto a menudo requiere adquirir nuevos ecosistemas de software y capacitar a los trabajadores para que puedan navegar por ellos de manera efectiva.
Adoptar herramientas de automatización de la contratación y decidir el momento adecuado para hacerlo es un proceso que requiere una cuidadosa consideración. La automatización es especialmente recomendable cuando:
Si la empresa recibe cierta cantidad de aplicaciones para cada vacante, filtrar y evaluar manualmente a los candidatos, puede volverse ineficiente y propenso a errores.
Existen tareas repetitivas que consumen tiempo valioso del equipo de reclutamiento. Actividades como la revisión de currículums, el envío de correos electrónicos y la programación de entrevistas pueden automatizarse para permitir que los reclutadores se enfoquen en estrategias más estratégicas.
Se requiere mejorar la calidad y la objetividad en la selección. Herramientas basadas en IA pueden evaluar a los candidatos en función de sus habilidades y competencias, reduciendo el sesgo inconsciente y aumentando la precisión en la toma de decisiones.
Se busca reducir el tiempo de contratación. La automatización acelera el proceso de selección al filtrar y evaluar a los postulantes de manera más eficiente, lo que resulta en contrataciones más rápidas y efectivas.
La empresa enfrenta problemas de sesgo en la selección de candidatos. Algoritmos entrenados adecuadamente pueden ayudar a minimizar prejuicios y garantizar una evaluación más equitativa.
Se desea mejorar la experiencia del postulante y fortalecer la marca empleadora. Procesos de selección ágiles y transparentes brindan una mejor percepción de la empresa y aumentan la tasa de aceptación de ofertas laborales.
Antes de implementar la automatización, es fundamental que las empresas y los equipos de reclutamiento y selección evalúen sus necesidades, definan los objetivos del cambio y aseguren una transición efectiva a los nuevos procesos. La capacitación del equipo y la integración progresiva de herramientas automatizadas garantizarán un impacto positivo y sostenible en la gestión del talento.
La automatización de los procesos de selección representa una evolución significativa en la gestión del talento. Para los gerentes de recursos humanos, adoptar estas tecnologías no solo optimiza el reclutamiento, sino que también posiciona a la organización como innovadora y eficiente en un mercado laboral altamente competitivo.
¿Qué te parecen estas formas de automatizar el proceso de selección? si quieres conocer más sobre como lo hacemos en Genomawork, solicita una demo totalmente gratuita.
