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Automatizar el proceso de selección: ¿por qué y cómo hacerlo?

Desde enviar correos electrónicos a los candidatos hasta hacerlos avanzar a otras etapas. Automatizar la selección es una acción cada vez más popular en las áreas de Recursos Humanos. Si no quieres que la competencia se quede con tus mejores candidatos, es momento de actuar.


Automatizar proceso de selección con herramientas


Tabla de contenidos




Imagina que tienes 100 candidatos iniciales. Comienzas con una revisión de currículums, reduciendo ese número a 70. Luego, realizas una prueba de conocimientos específicos, por ejemplo, de Excel, que permite disminuir esa cantidad a 50. Esta progresión continúa hasta que solo 3 o 4 candidatos llegan a la entrevista final.


Así es como podría verse, resumidamente, un embudo de selección. Comenzando por una evaluación general y avanzando a través de pruebas y entrevistas más detalladas hasta llegar a la contratación.


Pero una cosa es diseñar el embudo y otra lograr que la selección sea eficiente, tanto si tienes 10, 100 o enormes volúmenes de candidatos a evaluar.


Aquí, el desafío es conseguir hacer más en menos tiempo y, aun así, tomar mejores decisiones para lograr calidad en la contratación. ¿Cómo?


Una de las claves está en automatizar el proceso de selección.


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Beneficios de las herramientas de automatización


Los candidatos —según rastreos del área de Recursos Humanos—pierden el interés en los procesos pasadas las 4 semanas. Así que, cuidado si tu proceso dura más de un mes.  


En ese sentido, las herramientas de automatización pueden ayudarte a reducir el tiempo necesario para completar tareas manuales y repetitivas


¿El resultado? 


No solo aceleran el proceso, también minimizan errores de la gestión manual y disminuyen el riesgo de perder a los buenos candidatos


¿Sabías que el 88% de los líderes de Recursos Humanos que han invertido en mejorar sus procesos a través de la automatización la consideran beneficiosa?


¿La razón? 


1. Facilita la labor de los reclutadores


Además de permitir una búsqueda rápida y organizada de perfiles calificados, asegura una experiencia más fluida tanto para los analistas como para los postulantes. Y, en el caso de los primeros, pueden centrarse en aspectos estratégicos del proceso de reclutamiento y selección.


2. Permite seleccionar candidatos de alto nivel


Imagina la posibilidad de filtrar perfiles, datos o currículums basándote en una amplia gama de características específicas que estableces de antemano. Así puedes preseleccionar perfiles en función de atributos que en el pasado han demostrado ser claves para el desempeño en un puesto.


3. Mejora la experiencia del candidato


Al agilizar el proceso y reducir los tiempos de espera, se crea una impresión positiva en los postulantes, lo que aumenta la percepción de la empresa como un empleador que valora su interés en el cargo.



6 formas de automatizar la selección de personas


1. Movimiento de candidatos entre etapas


Esta herramienta es imprescindible en un software de reclutamiento y selección como lo es un ATS o Sistema de Seguimiento de Candidatos (Applicant Tracking System). 


¿Cómo funciona? 


Sencillo. La automatización permite definir criterios específicos que, al cumplirse, mueven de forma automática a los candidatos a la siguiente etapa del proceso. Por ejemplo, que los postulantes que realicen una evaluación específica deban obtener cierto puntaje para pasar a la próxima fase.   


¿Las ventajas?


  • Solucionar un trabajo que, de hacerlo manual, consumiría demasiado tiempo del reclutador. 


  • Agilizar el flujo del embudo de selección, asegurando que los candidatos avanzan de forma eficiente y rápida.


Esta automatización es especialmente útil para filtrar grandes volúmenes de postulantes.


2. Preguntas adicionales


Las preguntas adicionales o knock out son una herramienta muy popular entre los reclutadores. Y es que, básicamente, se utilizan para filtrar de manera rápida a los perfiles que no cumplen con los requisitos esenciales para el puesto vacante.


Estas preguntas se configuran una sola vez y se realizan al comienzo del proceso de selección para que cada postulante las conteste. ¿Estás dispuesto a reubicarte en otra región? ¿Tienes licencia de conducir? Son solo algunas de las consultas que puedes realizar; también hay otras como: 


  • Rango salarial. 


  • Disponibilidad para viajar.


  • Nivel de educación.


  • Experiencia específica en ciertas habilidades técnicas o software.


  • Cualquier pregunta necesaria para identificar rápidamente a los candidatos que se alejan de los requerimientos del cargo y la empresa.


En el ATS, las respuestas se guardan de forma automática, lo que permite que el reclutador realice comparaciones y filtros para revisar la información. ¡Y no sólo eso! También se descarta de forma automática a los candidatos que no cumplen los requerimientos.



automatizar proceso de seleccion con herramienta preguntas knock out

¿La ventaja de esta automatización? 


Simplificar la primera etapa del proceso de selección, reduciendo el número de postulaciones que pasarán a una fase más avanzada.


3. Agendamiento automático de entrevistas


Programar entrevistas consume mucho tiempo a los reclutadores. Enviar correos electrónicos para coordinar la cita, esperar la respuesta del candidato, consensuar fechas y esperar la confirmación final puede ser tedioso.


Afortunadamente, con un ATS, este proceso se puede automatizar. 


Una vez que se asigna un horario al candidato, el software le envía un correo que incluye una cita automática en el calendario para que, una vez que haga clic en él, quede todo organizado para la entrevista sin necesidad de intercambiar correos.


Otra función útil es la de bloques de disponibilidad


Aquí, el reclutador asigna los espacios disponibles en su calendario para entrevistas y envía un enlace al candidato, quien elige el día y hora que prefiera. Al hacer clic, el sistema agenda automáticamente la cita en ambos calendarios, el del postulante y el del reclutador. 


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4. Envío de correos electrónicos


Automatizar el envío de correos en distintas etapas del proceso de reclutamiento y selección mejora la comunicación y la experiencia del candidato. 


Los ATS modernos traen una serie de funcionalidades que permiten configurar emails. Tres de ellas son: 


  • Acciones que automatizan el envío de correos según el avance del candidato por el proceso. Por ejemplo, cuando postule, mandarle una respuesta sobre la recepción de su candidatura al puesto. Todo esto lo estableces tú en la configuración. 

  

  • Correos prearmados que puedes utilizar para diversas situaciones de la selección, como la que mencionamos arriba hasta invitaciones y recordatorios de evaluaciones pendientes. Una función que hace que la redacción del texto no reste tiempo al reclutador.


  • Envíos de correos en grandes volúmenes, pero a la vez personalizados. Esto permite mantener un toque personal con cada candidato, lo que mejora su experiencia y percepción del proceso de selección, sin sobrecargar los equipos de Recursos Humanos con tareas repetitivas.


Si quieres conocer más detalles, revisa: ¿Cómo usar el envío masivo de correos a candidatos?


5. Etiquetas personalizadas


El orden es la clave cuando hay demasiados perfiles por evaluar. Pero ¿cómo saber quiénes son, de dónde, si sobresalen en determinada habilidad o lo que sea que el reclutador necesite sin perder tiempo? 


¡Para eso están las etiquetas! 


Se trata de conceptos que se asocian a cada uno de los postulantes, con el fin de facilitar su búsqueda. Por ejemplo, “gran candidato”, “sede [ciudad]”, “remoto”, “experto en Java”, “inglés fluido”, “part-time” y un largo etcétera, porque las etiquetas las crea el mismo analista. 

 

De este modo, se filtra y gestiona de manera eficiente, asegurando poder:


1. Encontrar rápidamente a los postulantes que cumplen con los requisitos de la vacante.


2. Facilitar la organización interna del equipo de reclutamiento.


3. Realizar seguimiento a un determinado grupo de candidatos.



Automatizar proceso de selección con herramienta etiquetas personalizadas

En la plataforma de Genomawork, las etiquetas se pueden aplicar automáticamente. Esto significa que puedes clasificar a los postulantes según criterios predefinidos. Por ejemplo, si quieres categorizarlos según su desempeño en una prueba técnica, el sistema ATS les asigna una etiqueta —de manera automática— basado en sus resultados.


¿No te parece notable esta herramienta de contratación automatizada?


💡 DATO: 


En empresas con múltiples sucursales, las etiquetas son especialmente útiles. Permiten dividir y categorizar perfiles según la filial o sede a la que están postulando. Esto facilita a los reclutadores gestionar grandes volúmenes de candidatos de manera más ordenada y eficiente.


6. Descarte de candidatos


Automatizar el descarte permite enfocarse solo en quienes cumplen con los requerimientos de los puestos vacantes. 


Lo anterior se puede lograr configurando el software ATS para que mueva, sin ninguna intervención manual, a los postulantes a una bandeja de “Descartados” en función de los resultados de evaluaciones o respuestas a preguntas clave.


Automatizar proceso de selección con descarte de candidatos

Además, se puede automatizar el envío de correos para notificar a los candidatos con los que no se avanzará en la selección. Así, el sistema no solo elimina a los perfiles no aptos, sino que también se encarga de la comunicación, manteniendo la transparencia que requiere el proceso.


¿Qué te parecen estas formas de automatizar el proceso de selección? Si te gusta lo que ves, rellena el formulario que encontrarás en la sección Herramientas de Gestión


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