¿Cómo hacer un flujograma de reclutamiento y selección de personal?

Un flujograma organiza visualmente cada fase del proceso con el fin de darle claridad y estructura. ¿Sabes qué tener en cuenta a la hora de crearlo?

“Es vergonzoso lo mal que se está administrando el proceso de contratación en muchas empresas e industrias. Es demasiado largo, demasiado complicado, demasiado inconexo”.

Esa es la opinión de un usuario real en un foro en Internet, donde el debate gira en torno a por qué el reclutamiento y selección de personal según sus propias vivencias pasó de ser un proceso simple a una carrera de obstáculos tanto para candidatos como para reclutadores.

¿Los factores? Diversos:

• Excesiva burocracia interna.

• Demasiadas personas involucradas en tomar decisiones.

• Falta de procesos estandarizados o herramientas que optimicen el flujo de trabajo.

• La resistencia al cambio que mantiene a empresas atrapadas en métodos ineficientes.

Si quieres agilizar tus procesos, ¡quédate! Soy Andrea Fuenzalida, Head of Science & Assessments de Genomawork, y te mostraré cómo un flujograma de reclutamiento y selección puede darte la claridad y organización que necesitas.

¿Cuál es el flujo de trabajo en el proceso de reclutamiento?

Antes de hablar del flujograma de reclutamiento, es esencial entender qué es un flujo de trabajo o workflow. En el contexto de la contratación, es un conjunto de pasos estructurados que conectan cada fase del proceso, desde detectar la necesidad de talento hasta seleccionar al candidato ideal.

En ese sentido, un flujo de trabajo ordenado optimiza y acelera la gestión de procesos, pues conforma un procedimiento que guía a los miembros del equipo reclutador.

Imagina que tu departamento de Recursos Humanos recibe cientos de postulaciones a través de correo electrónico. Pero intentas organizarlas en una base de datos sin un proceso claro, donde se acumulan emails sin responder, CVs duplicados y tareas repetitivas.

¿El riesgo?

Perder a los mejores candidatos o que reciban la oferta de una empresa más rápida.

Esto es, justamente, lo que te puede ahorrar un flujo de trabajo estructurado.

¿Cuáles son las 4 fases de reclutamiento y selección de personal?

Cada empresa tiene su propio flujo, pero existen fases transversales:

1. Atracción de talento

   
   

En esta etapa se trabaja la descripción del puesto que, ya publicada, permitirá captar la atención del mejor talento para cubrir una vacante. Previamente, se definen las fuentes de reclutamiento como portales, redes sociales o incluso referencias internas.

2. Preselección de candidatos

   
   

Filtros como las killer questions ayudan a identificar rápidamente a los candidatos que cumplen con los requisitos mínimos del puesto. También se analizan los CV.

El objetivo es reducir el número de postulantes a aquellos que realmente tienen el perfil adecuado para continuar en el proceso.

3. Evaluación de habilidades y conocimientos

   
   

Aquí se aplican pruebas de selección, entrevistas, video entrevistas, ejercicios prácticos y, en algunos casos, dinámicas grupales. Todo para medir las competencias, habilidades y el ajuste cultural.

4. Entrevistas

   
   

Para profundizar en la experiencia y motivación de los candidatos se realizan entrevistas estructuradas que conducen los reclutadores o líderes de contratación.

Entonces, ¿qué es un flujograma de procesos de reclutamiento y selección de personal?

Un flujograma es una representación gráfica que ilustra, de forma visual y estructurada, cada paso del proceso de reclutamiento y selección. Su propósito es ayudar a los departamentos de Recursos Humanos a optimizar recursos, eliminar cuellos de botella y reducir costos y tiempos de contratación de personal.

¿Cómo hacer un flujograma de reclutamiento?

Antes de comenzar a diagramar, ten en cuenta estos pasos para crear un flujograma de reclutamiento y selección.

• Divide el proceso en fases claras

  
  

Identifica las etapas del proceso de reclutamiento y selección y divídelas en pasos más pequeños. Cada fase debe responder a una necesidad específica de la contratación y reflejarse de manera clara en el flujograma.

• Define cada etapa con detalles y tiempos

  
  

Como en cualquier proceso empresarial, en la gestión de proyectos de selección se requieren procesos estructurados para mejorar la eficiencia. Por eso, enumera los pasos esenciales, explica qué implica cada uno y asigna tiempos estimados para completarlos.

• Asigna responsables

  
  

Establece qué miembros del equipo estarán a cargo de cada tarea o fases del proceso. Esto agiliza la toma de decisiones, evita confusiones y mejora la coordinación entre las partes involucradas.

• Refina y optimiza el flujograma

  
  

Una vez definido, revisa el flujograma con el equipo, identifica posibles mejoras y adáptalo según sea necesario. Si es posible, intégralo en un software de optimización de procesos para facilitar su ejecución, seguimiento y automatizar tareas repetitivas.

Aunque algunos todavía los dibujan a mano o en Word, lo óptimo es crearlos con herramientas como Canva, Miro o algún software específico para crear diagramas de flujo.

Beneficios del diagrama de flujo para los reclutadores

Además de permitir identificar oportunidades de automatizar tareas, hay otros beneficios que aporta un diagrama de flujo. Revísalos a continuación:

 5 herramientas para facilitar flujos de trabajo en reclutamiento y selección

Para que un proceso de reclutamiento y selección funcione sin fricciones, es clave contar con herramientas que automaticen tareas y optimicen cada fase. Aquí tienes 5 soluciones organizadas en un flujo lógico:

1. Applicant tracking system (ATS)

   
   

Es la base de todo. Un software de gestión centraliza postulaciones, organiza la base de datos de candidatos y agiliza la toma de decisión con filtros inteligentes.

2. Multiposting

   
   

Con una herramienta de multiposting, puedes publicar ofertas de empleo en múltiples portales y redes sociales con un solo clic, ampliando el alcance sin esfuerzo.

3. Herramientas de automatización

   
   

Desde la recopilación y el análisis de CVs hasta el envío de correos a los candidatos, la automatización reduce tareas manuales.

4. Evaluaciones online

   
   

Para garantizar contrataciones acertadas, un software ATS con evaluaciones permite aplicar pruebas psicométricas, técnicas y de habilidades sin intervención manual, facilitando la comparación objetiva de perfiles.

5. Asistente IA para entrevistas

   
   

Un asistente IA puede ahorrarte tiempo al crear la pauta de preguntas, transcribir la entrevista, analizar las respuestas y generar reportes detallados.

Convierte tu proceso de selección en un flujo de trabajo eficiente

Diseñar un flujograma de reclutamiento y selección de personal te ayudará a encontrar los métodos de optimización de recursos que necesitas y explorar tecnologías que te permitan agilizar tus procesos, automatizar tareas manuales y tomar decisiones de talento con una base certera.

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