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8 estrategias para estructurar un plan de reclutamiento masivo

Estructurar un plan de reclutamiento masivo es un gran desafío; implica coordinar de forma eficiente los recursos, definir estrategias claras y gestionar ¡un volumen considerable de candidatos! Descubre cómo organizar un proceso de este tipo sin morir en el intento.


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Contratar a 100 personas en 60 días. Esa fue la tarea que debió enfrentar LinkedIn en 2014 para abrir un nuevo equipo de Customer Success Representatives, que incluiría a una centena de talentos a tiempo completo para trabajar con clientes de pequeñas empresas.


¡Serían dos meses de arduo trabajo! Los encargados de Reclutamiento y Selección debían evaluar minuciosamente a cada postulante manejando simultáneamente un gran número de candidatos y un plazo que nunca antes habían tenido que enfrentar.


¿Cómo lo hicieron? 🤔


Delinearon una serie de directrices estrictas.


Partieron por armar un equipo de contratación cohesionado y coherente a la hora de evaluar a las personas, y fijar claramente la descripción, requisitos y los detalles del puesto.


Pero fueron más allá… 

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Claves para hacer un buen reclutamiento masivo


LinkedIn también simplificó el proceso de entrevistas para eliminar cuellos de botella. Esto lo hizo estableciendo un conjunto de preguntas estandarizadas y un sistema de puntuación consistente.


¿El resultado?


El 90% de los candidatos que obtuvieron la máxima puntuación en la primera entrevista, llegaron directamente al gerente de contratación, sin necesidad de entrevistas intermedias.


¡Y no es lo único! 


Más abajo te contaremos sobre algunas funcionalidades que esta red social empleó para agilizar su proceso de selección a gran escala.


¡Pero eso es solo una parte de todo lo que puedes aplicar! 


Descubre cómo organizar un reclutamiento masivo.


1. Planifica y analiza las necesidades de tu empresa


Para reclutar y seleccionar un gran número de candidatos, tener un plan de reclutamiento masivo siempre es importante. La preparación y la organización ayudan a contratar personas con las competencias necesarias y a no cometer errores durante el proceso de selección.


¿Por dónde iniciar?


  • Anticípate a las necesidades de contratación: identifica las áreas en las que se requiere nuevos ingresos, y  define los perfiles y las habilidades esenciales que deben tener los postulantes.

  • Realiza un estudio de mercado: esto es fundamental para saber qué deberás enfrentar. Por ejemplo, ¿hay una cantidad suficiente de candidatos para cubrir el número de vacantes?

  • Crea y actualiza tu propia base de datos: así tendrás acceso a perfiles de postulantes que se ajusten a las necesidades de tu empresa en el momento en que se requiera contratar.

  • Calendariza tu proceso de reclutamiento masivo: así tienes un mayor control de cada etapa, puedes diseñar un plan alcanzable y optimizar los recursos que se inviertan.

  • Ordena las prioridades de contratación: reclutar un alto volumen de candidatos no significa que deba hacerse todo de una vez, evalúa si es mejor cubrir un tipo de vacante primero y luego seguir con las demás.


2. Diseña una estrategia de atracción de talento


Acá es importante ampliar las fuentes de reclutamiento para tener más posibilidades de captar a los mejores candidatos en el menor tiempo posible.


¡Y hay varias opciones!


Impulsa el atractivo de tu empresa en tus avisos. Destaca los beneficios y oportunidades del empleo.


  • Establece alianzas estratégicas con instituciones educativas.

  • Participa en ferias laborales y eventos de reclutamiento masivo.

  • Organiza jornadas de empleo propias.

  • Mantente activo en redes sociales. Y no solo en las plataformas corporativas, los grupos dedicados a quienes buscan empleo en distintas redes también son una excelente opción para publicar tus anuncios.

  • Monitorea los canales internos de búsqueda de talentos. No centres el proceso exclusivamente en fuentes de reclutamiento externas, algunos de los talentos que buscas pueden estar más cerca de lo que crees. Además, es una estrategia respaldada por las estadísticas. 👇


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3. Saca partido a la tecnología


Más arriba te adelantamos que LinkedIn utilizó ciertas funcionalidades para su proceso de reclutamiento masivo en 2014. Veamos cuáles son las más importantes. ¡A ti también te pueden servir! 


Filtro de candidatos


En la primera etapa del proceso de selección, puedes realizar preguntas sobre temas específicos, ya sean abiertas o con alternativas, para generar filtros. 


De ese modo, es posible determinar rápidamente quienes pasan a una siguiente fase y te aseguras de que esos candidatos cuenten con los requerimientos clave.


Movimiento automático de etapa


Conociendo los resultados de los candidatos en relación a habilidades clave para desempeñarse en el puesto—por ejemplo, nivel experto en manejo de JavaScript—, puedes moverlos automáticamente entre una etapa y otra.


Así logras gestionar un proceso con mayor celeridad e incluso alcanzar resultados en un plazo menor al presupuestado.


 Evaluaciones basadas en juegos


Con pruebas psicométricas puedes medir a una enorme cantidad de candidatos en muy poco tiempo, lo que permite reducir el tiempo que se tarda la fase de evaluación. En este sentido, los test y pruebas basados en juegos ofrecen una serie de ventajas.


Campañas de email


Puedes diseñar plantillas personalizadas, en cuanto a contenido visual y escrito, y automatizar el envío masivo a una lista de postulantes que hayas creado con la información relevante sobre el proceso de selección.


¿Qué te parecen estas funcionalidades? ¿Crees que podrían serte útil para optimizar tu selección? En la plataforma de Genomawork encontrarás estas y otras herramientas para mejorar tus procesos.

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4. Automatiza el proceso


La automatización es otra de las claves elementales para hacer un buen reclutamiento masivo y acelerar considerablemente el proceso de selección.


De ahí que los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS) surjan como respuesta a la necesidad de optimizar el tiempo y los recursos que conlleva contratar a una gran cantidad de personas dentro de plazos acotados.


Ello se logra gracias a sus variadas ventajas:


  • Un sistema que permite establecer criterios de selección específicos. Eso contribuye a una contratación más efectiva y a la incorporación de profesionales que se ajusten a los requerimientos del puesto.

  • Centraliza toda la información de los candidatos, desde sus datos básicos hasta su experiencia laboral y habilidades. De esa manera facilita la búsqueda y selección de potenciales empleados, así como el seguimiento del proceso de contratación.


Un software de reclutamiento permite automatizar las distintas etapas del proceso como la publicación de ofertas, la revisión de currículums, los envíos de emails y la programación de entrevistas.


5. Fortalece tu marca empleadora o employer branding


La autenticidad y la transparencia corporativa son elementales para potenciar la marca empleadora e impactar positivamente en la estrategia de reclutamiento masivo. Pero invertir en employer branding no te llevará muy lejos si no se comprenden las principales prioridades de los candidatos.


¿Estás de acuerdo?


Esta es una aseveración categórica de LinkedIn en su informe “The Future of Recruiting 2023” y que llama a conocer qué es lo más importante para los postulantes. 


Lo anterior adquiere más relevancia si hablamos de implementar procesos para reclutar a un gran volumen de candidatos, que no solo faciliten la atracción y retención, sino que capten a talentos con las habilidades necesarias. 



¿Pero qué priorizan los candidatos? Según LinkedIn: 


  • Buena remuneración.

  • Equilibrio entre la vida laboral y personal.

  • Flexibilidad laboral. Por ejemplo, poder trabajar de modo híbrido.


Aunque si nos enfocamos en las generaciones jóvenes, es posible encontrar cambios notorios. 👇


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6. Piensa en cada detalle del proceso a gran escala


Al estructurar un plan de reclutamiento masivo, es importante tener un diseño de selección claro, tal que puedas visualizar los desafíos o puntos críticos que deberás enfrentar.


Esto implica definir asuntos como:


  • Dónde se publicarán y promocionarán los anuncios de empleo.

  • Duración de la etapa de postulación.

  • Cantidad máxima de postulantes para cada puesto.

  • Tipos de pruebas o herramientas que se emplearán para evaluar.

  • En qué momento se realizarán entrevistas. 

  • Si se van a realizar entrevistas grupales, cuál tipo se aplicará.

  • Quiénes integrarán el panel de entrevistas.

  • Cuáles serán las preguntas y los turnos de intervención para cada entrevistador.



7. Establece una comunicación oportuna con los candidatos


Si revisamos los portales de empleo o las ofertas que publican las empresas, una crítica común es la falta de comunicación por parte de los encargados de Reclutamiento y Selección. ¿También la has visto?


En concreto, muchos postulantes afirman que envían sus CVs o pasan por algunas etapas del proceso, pero jamás obtienen información sobre sus avances. Y eso, indudablemente, afecta la imagen de la marca y la experiencia de los candidatos.


Por lo mismo, es indispensable que los evaluadores hagan seguimiento del proceso y mantengan una retroalimentación fluida con quienes postulan. 


¿Pero cómo hacerlo cuando hay que gestionar una gran cantidad de personas? 🤔


Ahí tienes otra razón para recurrir a un software de reclutamiento. Estos también te permiten establecer un feedback oportuno con los talentos, por ejemplo, mediante el envío automatizado de correos electrónicos.


No obstante, para que la comunicación sea efectiva es importante analizar y definir ciertos asuntos:


  • Qué tipo de información se entregará en cada etapa.

  • Qué mensaje se les dará a quienes no son contratados.

  • Cuál es la tasa de apertura de los mensajes.

  • En cuál fase del proceso se presenta la mayor fuga de talentos y qué clase de información se está entregando.



Lo anterior te ayudará a optimizar lo que comunicas y el modo en que se hace.

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8. Crea un plan de onboarding


Al definir cómo organizar un reclutamiento masivo también es clave desarrollar un plan de onboarding que: 


  • Facilite la integración del nuevo talento a la compañía.

  • Entregue al recién contratado las herramientas e información necesarias para que se desempeñe con éxito en su nuevo puesto.


Así se adaptará con mayor rapidez, disminuirá el estrés o ansiedad por lo desconocido y aumentará el compromiso con la empresa. 😉


¿Y cuánto debería durar este proceso?


Depende de las exigencias del rol y también de cuán familiarizados se encuentren los nuevos talentos con la empresa. 


Por ejemplo, si tu estrategia de reclutamiento masivo incluyó la contratación de empleados internos, el proceso será mucho más breve y rápido que con quienes se integran por primera vez.


Pero, como te hemos comentado en otros textos, si bien en la psicología organizacional se afirma que el mínimo son 6 meses de adaptación, también existen casos donde 2 o 3 meses son suficientes para lograr ese objetivo.


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En definitiva, tu plan de reclutamiento masivo debe evolucionar a medida que tu empresa crece. 


Y si bien puede ser tremendamente desafiante, con la tecnología y las estrategias adecuadas es posible agilizarlo y lograr captar a los mejores candidatos sin morir en el intento. 


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