¿Cómo delegar tareas de forma eficaz: métodos y herramientas?
Andrea Fuenzalida- 22 abr
- 4 Min. de lectura
Si eres el líder de un equipo de trabajo o jefe de selección en una empresa y quieres saber cómo delegar tareas de forma eficaz, aquí encontrarás una guía práctica.
Delegar tareas no es solo repartir trabajo; es generar más ingresos. Según Gallup, los líderes que saben usar esta habilidad pueden hacer que la facturación de la empresa crezca un 33%.
Es que delegar tareas y responsabilidades a otros miembros del equipo aumenta su confianza, productividad y desarrollo profesional.
Sin embargo, hay líderes que temen perder el control si encomiendan trabajo a otros.
Soy Andrea Fuenzalida, Head of Science & Assessments de Genomawork, y te mostraré cómo delegar de forma eficaz.
¿Qué es delegar?
Delegar implica asignar una labor a otra persona con el fin de optimizar la gestión del tiempo y los recursos disponibles. Es la acción de confiar en que uno o más miembros de tu equipo podrán ejecutar con éxito las tareas delegadas.
Por lo tanto, delegar tareas y desarrollar personas van de la mano. Cuando dejas que tus trabajadores se encarguen, potencias sus habilidades.
Pero la delegación efectiva también pasa por saber elegir las herramientas necesarias para optimizar procesos y cargas laborales.
Por ejemplo, en la primera fase de un proceso de selección, usar preguntas knock out permite identificar si el candidato cumple los requisitos mínimos para el puesto, como su expectativa salarial.
Lo genial es que cuando se automatizan, se activan con cada nueva postulación y registran automáticamente la data en una plataforma ATS (de seguimiento de candidatos), facilitando la comparación de respuestas.
¿Cómo identificar qué tareas delegar y cuándo hacerlo?
Delegar eficazmente conlleva, en primer lugar, tomar decisiones inteligentes sobre las tareas que requieren estrictamente de tus habilidades y las que pueden ser realizadas por miembros del equipo.
Harvard Business Review comparte el método de la 6 T (Tasks) para aprender a delegar:
Pequeñas: tareas simples, pero que consumen tiempo. Ejemplos según industria: gestionar inscripciones en eventos, reservas de hotel o enviar correos a candidatos.
Tediosas: actividades repetitivas y de baja complejidad que otros pueden ejecutar. Ej. Ingresar datos o actualizar informes.
Requieren tiempo: proyectos relevantes y complejos. Se aconseja revisarlos cuando estén completos en un 80%.
Enseñables: tareas cuyos pasos pueden detallarse para que otra persona los realice. Ej. Preparar informes siguiendo un estándar definido.
Fuera de tu especialidad: actividades en las que no tienes experiencia y para las que se necesita una persona adecuada o herramientas de apoyo. Ej. Gestión de redes sociales o en la predicción del desempeño laboral del candidato.
Sensibles al tiempo: tareas urgentes que compiten con otras prioridades y que deben ejecutarse en paralelo para cumplir con la fecha de entrega. Ej. Coordinar entrevistas con candidatos mientras intentas crear la pauta de preguntas.
¿Cómo aprender a delegar tareas en 4 pasos?
Aquí te proponemos 4 pasos para delegar:
Conoce tu equipo
Cuando decidas cuál será la tarea delegada que traspasarás a otro miembro del equipo y hayas definido claramente las prioridades, así como las metas y objetivos, debes elegir la persona adecuada para realizarla.
Para ello, conoce los puntos fuertes y débiles de los miembros de tu equipo, además de su carga laboral. Y es que puede que el o la escogida tenga el conocimiento y las habilidades, pero necesite que le liberes de trabajo para asumir un nuevo desafío.
Identifica las herramientas necesarias
Al asignar tareas implícitamente se busca destrabar cuellos de botella. Por lo tanto, sé receptivo con la tecnología:
En gestión de proyectos, Trello, Asana o Monday son herramientas que ayudan a organizar actividades.
En comunicación, Slack permite la información fluida dentro del equipo.
En selección de personas, los ATS optimizan el seguimiento de candidatos y del proceso, y reducen el trabajo manual del reclutador.
Establece un proceso claro
Un proceso de delegación requiere instrucciones precisas. Usa una herramienta de gestión de proyectos (como las mencionadas anteriormente) para compartir toda la información importante, define fechas de entrega y asegúrate de que el trabajador comprende lo que se espera de su trabajo.
Supervisa el progreso
Programa reuniones para dar feedback y resolver dudas. Y aunque es significativo brindar dirección, también debes permitir que cada persona encuentre su propio método de trabajo.
Para hacer un seguimiento simple, puedes crear hojas de cálculo o una base de datos en herramientas como Google Sheets o Airtable.
Si eres jefe de selección o gerente de Recursos Humanos, puedes usar un ATS para visualizar el avance de cada candidato en el proceso y asegurarte de que el equipo cumpla con los plazos.
Métodos y herramientas para organizar tareas y delegarlas
Estandarización de procesos
Estandarizar procesos significa crear procedimientos para acelerar la ejecución, unificar calidad y reducir la variabilidad que puede surgir cuando diferentes personas realizan tareas similares.
Para esto, crea checklists o manuales con toda la información necesaria para completar una responsabilidad.
Automatización de tareas repetitivas
Usar herramientas para realizar tareas de manera automática, disminuye la carga operativa y los errores humanos. Por ejemplo, puedes usar la automatización para responder mensajes de clientes o, en el caso de reclutadores, para realizar el agendamiento de entrevistas.
👉 Si eres analista de selección, descubre 6 formas de automatizar procesos de selección.
Inteligencia Artificial (IA)
La IA es una poderosa aliada para delegar responsabilidades, pues aprende patrones y realiza tareas que normalmente tomarían mucho tiempo. Por ejemplo, en atención al cliente, un chatbot interactúa con usuarios en tiempo real. En reclutamiento y selección, asistentes virtuales redactan ofertas de empleo o crean pautas de entrevista según el perfil del cargo.
Delegar de forma eficaz puede transformar tu forma de trabajar
Saber cómo delegar tareas de forma eficaz optimiza el tiempo, mejora la productividad y crea oportunidades de desarrollo para tu equipo.
Para los líderes, el delegar la tarea correctamente les permite focalizarse en la toma de decisiones de mayor impacto para la empresa. Y si sumamos herramientas digitales, la gestión se vuelve más fácil. De hecho, en reclutamiento y selección, acciones como el envío de correos a importantes volúmenes de candidatos ya se automatiza y los asistentes con IA te ayudan a producir informes para tu cliente interno.
Si esto te interesa, descubre cómo nuestra plataforma mejora la eficiencia de tus reclutadores y procesos de selección.
