Beneficios de la estandarización de procesos de selección

Conoce cómo la estandarización de procesos permite mejorar tus resultados de reclutamiento y selección.

Ana es directora de Recursos Humanos en una empresa de más de 500 trabajadores. ¿El problema? Cada reclutador seguía su propio método para evaluar candidatos.

¿Estás en una situación similar? Entonces quédate.

Soy Andrea Fuenzalida, Head of Science & Assessments de Genomawork, y en esta ocasión te voy a contar cómo la estandarización de procesos de selección puede cambiar por completo tu manera de reclutar.

Comencemos por lo simple…

¿Qué es la estandarización de procesos?

La estandarización de procesos consiste en establecer protocolos y procedimientos claros —como si de una hoja de ruta se tratara— para las tareas y operaciones diarias de la empresa.

¿El objetivo?

1.      Agilizar procesos internos.

2.      Lograr que las distintas áreas de la organización trabajen de forma coordinada.

3.      Crear un flujo continuo que impulse la productividad y la calidad en todo lo que haces.  

Ejemplos de estandarización en una empresa

Desde la producción, ventas, marketing y hasta el servicio al cliente, la estandarización está presente en todas partes. Por ejemplo:

👉​ Toyota creó la Nueva Arquitectura Global de Toyota (TNGA), una plataforma modular que usa para fabricar vehículos de diferentes tamaños y segmentos. Esto reduce los costes y mejora la eficiencia en la producción.

Zappos —minorista online de ropa y calzado— estandarizó su enfoque de atención al público capacitando a sus agentes para la toma de decisiones sin aprobación de la gerencia. ¿La ventaja? Tiempos de resolución más rápidos y mayor satisfacción de los clientes. 

Deloitte en Reino Unido utiliza la Inteligencia Artificial para optimizar sus procesos de selección y evitar despidos masivos. De ese modo, evalúa las habilidades del personal para maximizar su productividad y adaptabilidad. 

¿Qué significa estandarizar los procesos de selección?

Cuando hablamos de estandarización de procesos de selección, nos referimos a definir cómo deben ejecutarse todas sus etapas, desde la publicación de vacantes hasta la contratación final.

Los elementos clave que deben estandarizarse incluyen:

• Gestión operativa y tareas repetitivas: seleccionar un ATS que ayude con la automatización de procesos como la recopilación de datos, movimiento de postulantes entre etapas o la programación de entrevistas ayuda a reducir errores humanos y aumentar la eficiencia.

• Criterios de evaluación: definir parámetros claros y objetivos para medir las habilidades de los postulantes, asegurando que todos los evaluadores sigan el mismo enfoque.

  
  

• Herramientas y evaluaciones de selección: utilizar herramientas y pruebas estandarizadas que permitan evaluar a todos los candidatos bajo los mismos criterios e igualdad de condiciones.

  
  

• Métodos de entrevistas: establecer un formato estructurado para entrevistas, con preguntas predefinidas y enfoques de evaluación que permitan comparar a los candidatos de manera justa.

  
  

• Protocolos para la toma de decisiones: implementar reglas claras sobre cómo seleccionar al candidato final, evitando ambigüedades y sesgos.

¿Qué beneficios permite la estandarización?

Independiente del área empresarial en el que se aplique la estandarización, los beneficios que se ven son:  

1. Mayor eficiencia operativa

Cuando los procesos en una empresa siguen un esquema definido, principalmente, se optimiza el flujo de trabajo, se reduce el tiempo para completar cada actividad y estas aumentan su calidad.

2. Reducir errores es más fácil

Con procesos claros y documentados, el personal sabe qué hacer en cada situación, lo que disminuye los errores causados por la improvisación o la falta de información.

3. Tener una base para el crecimiento

Con protocolos y manuales de procedimientos, es más fácil escalar el negocio. Pues no importa si abres una nueva sede o lanzas un nuevo producto y servicio, al seguir el mismo esquema, puedes mantener la calidad y la eficiencia sin complicaciones.

4. Capacitación más rápida y efectiva

Incorporar nuevos miembros al equipo es mucho más sencillo cuando hay procesos empresariales estandarizados. No necesitas reinventar la rueda cada vez que llega alguien nuevo, porque ya tienes una hoja de ruta que explica cómo hacer cierta tarea.

También hay otros beneficios como que aumenta la satisfacción del cliente y se reducen costos.

Beneficios de estandarizar los procesos de selección

En procesos de reclutamiento y selección, los beneficios son similares. Aunque en esta área, en resumen, se reflejan en la agilidad y certeza de haber contratado al mejor talento. Veamos los beneficios principales:  

1.    Procesos más fluidos y ágiles

Cuando se eliminan pasos innecesarios y los reclutadores tienen claro cómo hacer su trabajo, se reduce la carga operativa, se logra optimizar el tiempo de cada tarea —desde la publicación de la vacante hasta la selección— y hacerlo con calidad.

Para esto viene bien un software ATS con evaluaciones de candidatos y herramientas para automatizar tareas repetitivas.

2. Incremento de la objetividad y equidad

Al definir criterios claros, se evita que factores subjetivos influyan en la selección. Esto asegura que los candidatos sean evaluados de manera justa y en igualdad de oportunidades.

3. Aumento en la calidad de las contrataciones

Al utilizar métodos estandarizados y pruebas validadas, mejora la capacidad de seleccionar a los mejores perfiles para cada puesto.

4. Mejor experiencia de los candidatos

Estandarizar tus procesos transmite profesionalismo y seriedad, lo que genera confianza en los postulantes. Aquí es clave gestionar desde la postulación hasta la selección en una misma plataforma.

Centralizar tus procesos en un solo lugar, incluyendo la información de candidatos, pruebas y resultados, también contribuye a la satisfacción de los clientes internos, a quienes puedes brindar reportes automáticos y sugerir —con base en datos— los perfiles más adecuados.

5. Base para la mejora continua

Estandarizando los procedimientos en reclutamiento y selección de personal, puedes identificar fácilmente las áreas de oportunidad y aplicar mejoras en tus procesos.

¿Qué ventajas hay de tener un sistema automatizado en una empresa?

En la Industria 4.0, un sistema automatizado optimizaba la eficiencia al integrar tecnologías inteligentes en procesos clave. En la Industria 5.0, mejoró la colaboración entre humanos, máquinas y sistemas.

Por lo tanto, las ventajas de la automatización son, principalmente:

• Aumentar la velocidad y precisión de los procesos.

• Eliminar la posibilidad de cometer errores manuales en tareas repetitivas y rutinarias.

• Mejorar el uso de los recursos humanos y permitir que se centren en tareas más valiosas.

  
  

👉​ Si este tema te interesa, descubre herramientas y ventajas de automatizar tu procesos de selección.

¡Haz que tu reclutamiento y selección tengan procesos claros!

La estandarización de procesos en una empresa es clave para reducir errores y mejorar la eficiencia. En el ámbito de reclutamiento y selección permite agilizar las etapas, asegurar una evaluación justa y hacer una contratación de calidad.

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